کمتر کسی هست که ایرانی باشد و نام چرتکه را نشنیده باشد یا کاربرد آن را نداند. واژه‌ای چرتکه از زبان روسی به فارسی وارد شده و به‌معنی تسبیح است
قبل از اینکه به سراغ چرتکه برویم بهتر است نیم نگاهی به علم حسابداری و وظایف حسابدار از دیدگاه محاسبان بیاندازیم؛ باتوجه به تجربه دو دهه فعالیت ما در حوزه نرم‌افزارهای مالی و اداری با برند محاسبان که از ساده‌ترین نرم‌افزار تا پیشرفته‌ترین آن‌ها را شامل می‌شود، قصد داریم گریزی به این مقوله بزنیم.
حسابداری چیست و حسابدار کیست؟
اگر بخواهیم ساده بگوییم، حسابداری یک زبان است، زبانی که موقعیت مالی یک مجموعه (سازمان یا کسب‌و‌کار) را با استفاده از عملیات مالی و ریاضی بیان می‌کند. مدیر هر مجموعه برای اتخاذ بهترین تصمیم که به پیشرفت آن مجموعه کمک کند، نیازمند اطلاعات خاصی است تا با استفاده از این اطلاعات شرایط را تجزیه و تحلیل کند و تصمیم نهایی را بگیرد. شخصی که این اطلاعات را در اختیار مدیران هر مجموعه قرار می‌دهد نیز حسابدار نامیده می‌شود. وظیفه حسابدار دسته‌بندی، طبقه‌بندی، ثبت و کنترل اطلاعات در زمان و مکان مناسب است تا بتواند هرموقع مدیریت درخواست کرد، به‌صورت هدفمند آن اطلاعات را ارائه دهد. این فرآیندی تقریبا پیچیده و زمان‌بر است که برای تکمیل شدن نیازمند ابزاری خاص است.
ابزارهای حسابداری
حالا نوبت رسید به ابزار این عملیات، یکی از این ابزارها در گذشته چرتکه بود؛ این وسیله که دارای یک قاب با سیم‌های موازی است، از مهره‌هایی که روی این سیم‌ها قرار دارند برای نشان دادن یک جایگاه در سامانه ده‌دهی استفاده می‌کند و برای محاسبه چهار عمل اصلی ریاضیات (کار اصلی حسابدارها) مورد استفاده قرار می‌گیرد. نخستین ستون که در سمت راست وجود دارد ستون یکان‌ها و ستون بعدی که در سمت چپ آن قرار دارد ستون دهگان‌ها محسوب می‌شود و به همین ترتیب ادامه می‌یابد.
اولین‌بار چرتکه توسط سومریان در حدود ۲۳۰۰ تا ۲۷۰۰ سال پیش از میلاد مسیح مورد استفاده قرار گرفت و ایرانیان نیز در زمان هخامنشیان که حدود ۶۰۰ سال پیش از میلاد مسیح بود از این وسیله برای محاسبات و به نوعی حسابداری خود استفاده کردند. جالب است بدانید، رومیان گاهی از سنگ برای محاسبه استفاده می‌کردند و این روش را Calculi نامیده بودند که واژه «Calculator» به‌معنی ماشین حساب نیز از همین کلمه اقتباس شده است.
تا همین چند ده سال پیش نیز چرتکه اصلی‌ترین وسیله عملیات حسابداری کسب و کارها به شمار می‌رفت و حتی هنوز هم بعضی از بازاریان قدیمی از آن استفاده می‌کنند اما آرام آرام با ظهور علم و تکنولوژی که باعث اختراع کامپیوترها شد (و ماشین حساب که آن هم نوعی کامپیوتر محسوب می‌شود)، علم حسابداری نیز از این وسایل بی‌بهره نماند و بعد از ماشین حساب‌های ساده، این کامپیوترهای پیشرفته بودند که با استفاده از نرم‌افزار حسابداری وظیفه محاسبه عملیات را بر عهده گرفتند. طبعا نرم‌افزارهای حسابداری به مانند هر تکنولوژی نوظهور در ابتدای کار دچار نواقصی بوده‌اند ولی به مرور زمان و با افزایش علم و دانش در زمینه فناوری اطلاعات، این نرم‌افزارها به تکامل و بلوغ رسیدند تا حدی که حسابداران تنها نیازمند شناخت اطلاعات مالی هستند و کمتر درگیر محسابات پیچیده می‌شوند.
گرچه پایه و اساس تمامی نرم‌افزارهای حسابداری بر مبنای دانش حسابداری است اما تفاوت اصلی در امکانات ویژگی‌ها و ظاهر نرم‌افزارها رقم می‌خورد. نرم‌افزارهای یکپارچه مالی و اداری محاسبان یکی از همین نرم‌افزارهای پر از امکانات است که با رویکرد ERP توسط شرکت حساب رایان پارس تولید و عرضه شده‌اند.
ویژگی‌های بهترین نرم‌افزار یکپارچه مالی و حسابداری
وقتی صحبت از یکپارچگی نرم‌افزار مالی و حسابداری می‌شود منظور این است که در صورت ثبت یک سند در نرم‌افزارهای دیگر (مانند انبارداری، فروش، تولید و...) اطلاعات مالی آن سند در نرم‌افزار حسابداری نیز به سرعت منتقل می‌شود، بنابراین دیگر نیازی به ثبت اطلاعات در هر نرم‌افزار نیست. با این روش به وضوح در صرف زمان و هزینه صرفه‌جویی زیادی می‌شود. این یکپارچگی در اینجا خلاصه نمی‌شود و حتی می‌تواند برای سازمان‌هایی که دارای پراکندگی دفاتر هستند یا هولیدنگ‌ها مورد استفاده قرار بگیرد. اگر این نرم‌افزار تحت وب باشد که به‌راحتی روی بستر وب در هر جای ایران و دنیا قابل دسترسی برای کاربر تعریف شده خواهد بود ولی اگر نرم‌افزار خریداری شده تحت ویندوز باشد هم راه چاره وجود دارد و می‌توان با استفاده از روش‌های خدمات شبکه، اطلاعات را بین دفاتر مختلف آن سازمان یا هولدینگ منتقل کرد. تمامی نرم‌افزارهای مالی و اداری محاسبان از این ویژگی بهره‌مند هستند و می‌توانند صرفه‌جویی کلانی در هزینه‌های هر مجموعه کنند؛ گاهی تولیدکننده یک محصول انقدر از کیفیت محصولات خود مطمئن است که برای جلب اطمینان مشتریان حاضر به ارائه خدمات پس از فروش رایگان (گارانتی) تا مدت زمانی مشخص می‌شود و خدمات خود را برای تأمین رضایت قلبی مشتری بدون چشم‌داشت مالی ارائه می‌دهد، تنها محصولات فیزیکی شامل گارانتی نمی‌شوند و محصولی مثل نرم‌افزار نیز از این قاعده مستثنی نیست؛ شرکت حساب رایان پارس برای ایجاد این اطمینان خاطر، محصولات خود را با یک سال گارانتی عرضه می‌کند تا جایی که این دیدگاه باعث دریافت جایزه حمایت از حقوق مصرف‌کنندگان برای این شرکت شد.
سخن آخر
در نهایت باید گفت مدیران مالی و حسابداران ارشد افراد موفقی هستند که همیشه بهترین انتخاب را می‌کنند، حتی اگر نمی‌خواهید که از نرم‌افزارهای یکپارچه محاسبان استفاده کنید، در انتخاب نرم‌افزار مورد نظرتان دقت کنید که حتما دارای ویژگی‌های ذکر شده در پاراگراف بالا (امکانات و کارایی مفید، گارانتی محصول، اعتبار شرکت تولیدکننده و...) باشد، ظاهر زیبا تنها دلیل کیفیت بالا نیست؛ فروش هم پایان یک معامله نیست بلکه باید شروع یک ارتباط دوطرفه باشد. با این تفاسیر خرید نرم‌افزارهای محاسبان تا سقف ۵۰ درصد تخفیف به مناسبت گرامی‌داشت روز حسابدار موقعیت مناسبی است که ممکن است به همین زودی تکرار نشود.
